Workzone på DPU

Workzone er et GDPR-sikkert system, der kan understøtte, at AU som offentlig institution overholder sin journaliseringsforpligtelse. Alle medarbejdere har et ansvar for at sikre dette.

FOR VIP

Opret sag


Din AAG opretter og lukker sager i Workzone. Du skal blot udfylde nedenstående formular. Når sagen er oprettet modtager du en mail, og du kan gemme mails og vedhæftede dokumenter på sagen. 

Hvad skal jeg journalisere?


Sager der skal journaliseres fra september 2021

Sag
Hvad skal journaliseres
Ansøgninger til fonde, legater, priser
Ansøgninger, indstillinger, sagsbehandling og afgørelse
Forskningsprojekter med ekstern finansiering
Bevillingsskrivelse, budget, godkendelse af ændringer fra bevillingsgiver, afrapporteringer, budgetændringer, relevant korrespondance fx vedr. eksternt review på publikationer.
Dataaftaler
(med eksterne parter)
Kontrakter og relevant korrespondance, fx databehandleraftaler, videregivelseserklæringer
Samarbejdsaftaler
(med eksterne parter)
Aftaler, kontrakter (udkast og endelig version), relevant korrespondance
Konferencer organiseret af AU
Aftaler med oplægsholdere, budgetter, program, afrapportering
Ekstern review på forskningspublikationer

Al korrespondance med den eksterne reviewer ifm samfinansieret og rekvireret forskning, IV & myndighedsbetjening.

Sager der skal journaliseres fra november 2021

 
 
Sag
Hvad skal journaliseres
Ansøgninger til fonde, legater, priser
Ansøgninger, indstillinger, sagsbehandling og afgørelse
Forskningsprojekter med ekstern finansiering
Bevillingsskrivelse, budget, godkendelse af ændringer fra bevillingsgiver, afrapporteringer, budgetændringer, relevant korrespondance fx vedr. eksternt review på publikationer
Dataaftaler
(med eksterne parter)
Kontrakter og relevant korrespondance, fx databehandleraftaler, videregivelseserklæringer
Samarbejdsaftaler
(med eksterne parter)
Aftaler, kontrakter (udkast og endelig version), relevant korrespondance
Konferencer organiseret af AU
Aftaler med oplægsholdere, budgetter, program, afrapportering
Ekstern review på forskningspublikationer
Al korrespondance med den eksterne reviewer ifm samfinansieret og rekvireret forskning, IV & myndighedsbetjening.
Besøg af eksterne parter
Program, aftale om besøg, relevant korrespondance i forbindelse med besøg
Kontrakter om indkøb eller lån af udstyr
Kontrakt og relevant korrespondance
Deltagelse og medlemskab i formelle råd, udvalg og netværk
Indstillinger, dagsordener, bilag, referat, relevant korrespondance

Sager der skal journaliseres fra januar 2022

 
 
Sag
Hvad skal journaliseres
Ansøgninger til fonde, legater, priser
Ansøgninger, indstillinger, sagsbehandling og afgørelse
Forskningsprojekter med ekstern finansiering
Bevillingsskrivelse, budget, godkendelse af ændringer fra bevillingsgiver, afrapporteringer, budgetændringer, relevant korrespondance fx vedr. eksternt review på publikationer
Dataaftaler
(med eksterne parter)
Kontrakter og relevant korrespondance, fx databehandleraftaler, videregivelseserklæringer
Samarbejdsaftaler
(med eksterne parter)
Aftaler, kontrakter (udkast og endelig version), relevant korrespondance
Konferencer organiseret af AU
Aftaler med oplægsholdere, budgetter, program, afrapportering
Ekstern review på forskningspublikationer
Al korrespondance med den eksterne reviewer ifm samfinansieret og rekvireret forskning, IV & myndighedsbetjening.
Besøg af eksterne parter
Program, aftale om besøg, relevant korrespondance i forbindelse med besøg
Kontrakter om indkøb eller lån af udstyr
Kontrakt og relevant korrespondance
Deltagelse og medlemskab i formelle råd, udvalg og netværk
Indstillinger, dagsordener, bilag, referat, relevant korrespondance
Henvendelser fra myndigheder
Indgående mails, besvarelse af henvendelser
Henvendelser fra virksomheder, organisationer og privatpersoner
Indgående mails, besvarelse af henvendelser

Ovenstående liste er ikke udtømmende. For yderligere vejledning, prøv disse checkspørgsmål.  


Hvad er mit ansvar?


Gældende lovgivning og kvikguide

  • Det er dit ansvar at journalisere dokumenter og korrespondance i henhold til gældende lovgivning.
    Du kan læse mere i vejledningen: Kvikguide til forskere.
  • Din AAG opretter sagen i Workzone, men du skal journalisere mails, dokumenter og evt. notater fra samtaler eller anden korrespondance relevant for sagen.
  • Når en sag er afsluttet, skal du bede din AAG lukke sagen.

Hvad er mine opgaver?


Få oprettet sag

Gemme mails m.m.

  • Gem mail fra Outlook - Video . 
    • Inden du klikker "Gem", skal du klikke af, så alle afsender- og modtageroplysninger på mailen kommer med over i Workzone  
    • Vedhæftninger til mailen kommer med over i WorkZone, med mindre du beder om andet
    • Du kan markere flere mails og journalisere dem på én gang
  • Gem Outlook-aftale/-møde, inkl. vedhæftede dokumenter, i Workzone:
    • Åbn kalenderen i Outlook
    • Stil cursoren på det møde, du vil gemme i Workzone (du skal ikke åbne aftalen/mødet)
    • På fanebladet "Møde": Klik på ikonet "Gem element"
    • Fremsøg sagen og gem mødet og evt. vedhæftede dokumenter
    • Du kan ikke gemme kalender-mails fra Outlook i Workzone.
  • På samme måde som beskrevet ovenfor for mails, kan du gemme dokumenter fra Word, Excel og PowerPoint i Workzone.
  • Hvis du har behov for at gemme andre dokumenter end ovenstående i Workzone, kan du kontakte din AAG.

Ændre oplysninger om en sag

Giv din AAG besked, hvis du har ændringer til din sag, fx:

  • Hvis der er yderligere kolleger fra AU, der skal have adgang til sagen.
  • Hvis kolleger skal tages af sagen.
  • Hvis der kommer nye eksterne parter til.
  • Hvis en ansøgning bliver til en bevilling.
  • Hvis du stopper som sagsansvarlig, fx hvis du forlader AU eller stopper som sagsansvarlig pga. nye interne opgaver. 

Lukning af sag

  • Giv din AAG besked, når en sag er afsluttet.

Hvor kan jeg få hjælp?


AAG'er kan hjælpe med

  • Oprettelse og administration af sager, herunder indblik kontakter og parter
  • Brugergrænsefladen generelt
  • Hvad du skal og ikke skal gemme i Workzone
  • Ændringer til sag

Find din AAG'er her


    DPU's superbrugere kan hjælpe med

    • Oprettelse som bruger i Workzone
    • Tekniske problemer med Workzone
    • Introduktionskurser
    • Mere avancerede funktionaliteter i Workzone

    Kontakt DPU´s superbrugere på: 

    Workzonesupport@edu.au.dk 

     

      Hvem er DPU's superbrugere?

      Charlotte Wilsbech Andersen
      Iben Nørgaard

      Din lokale Helpdesk kan hjælpe med

      • Installation af Office 2016
      • Problemer i forbindelse med installation af to-trins VPN-bekræftelse eller Workzone
      • Generelle tekniske problemer

      Tips & Tricks


      Hvis teknikken driller

       

      For at kunne arbejde i Workzone

      • Skal du være oprettet som bruger i Workzone (kontakt Workzonesupport@edu.au.dk )
      • Skal du være koblet op via AU´s kablede netværk eller VPN
      • Skal de tilføjelsesprogrammer, der får Outlook til at arbejde sammen med Workzone, være installeret på din computere. Hvis de er det, får du på fanebladet "Hjem" (eller, hvis du står i en mail, fanebladet "Meddelelse") vist ét af nedenstående gule Mappe-ikoner.
      • Hvis du ikke kan Workzone-mappen i Outlook, kan du lukke computeren, genåbne og logge på kablet netværk eller VPN, vente 10 minutter og åbne Outlook. Det manglende Workzone-ikon skulle gerne være blevet geninstalleret
      • Kan du stadig ikke gemme i Workzone, så send en mail til Workzonesupport@edu.au.dk .

      Workzone-mapperne i Outlook ser således ud:


       

       

      Se dine sager og dokumenter

      • I Outlook - ude i venstre kolonne - mappen "Sager og dokumenter" (du kan til en vis grad vælge, hvilke Workzone-sager, der skal vises i mappen, ved øverst i Outlook at klikke på fanebladet "Sag" og derefter ikonet "Tilføj liste")
      • Via Stifinder (her findes også søgefunktion).

      Hvem kan se mine sager?

      De enkelte sager oprettes, så kun følgende kan se og journalisere på dem:

      • Den sagsansvarlige VIP
      • Samarbejdspartnere på AU, som ifølge den sagsansvarlige VIP skal have adgang til sagen:
        • Tilknytning af interne samarbejdspartnere kan ske ved sagsoprettelse via sagsformularen eller senere i forløbet med mail til den sagsansvarlige VIP´s AAG.
        • Interne parters adgang fjernes ved at sende en mail til AAG.
      • Medarbejdere fra DPU´s sekretariat:
        • DPU´s AAG´ere, som skal kunne oprette, lukke og evt. opdatere oplysninger på sagerne undervejs.
        • DPU´s superbrugere, som bl.a. skal kontrollere, at sagerne er oprettet, som de skal være, inkl. med den af VIP´en angivne adgangsbegrænsning.
        • Sekretariatslederen
        • Studentermedhjælper fra Sekretariatet, som består ved oprettelse af sager
        • Desuden har DPU´s forskningsstøtteteam adgang til sager, som vedrører deres arbejdsområde.

      Som endnu en sikkerhedsforanstaltning bliver al færden i Workzone registreret i en log. Selv om en person har adgang til en sag, må vedkommende kun slå op i og arbejde med de oplysninger, der er relevante i forhold til varetagelsen af vedkommendes arbejdsopgaver.

      Avanceret WorkZone

      Du kan vælge at arbejde inde i WorkZone og få adgang til at et  vælg af funktionaliteter, inkl.:

      Kalender


      man 27 sep
      14:30-15:30 | Campus Emdrup (A302) og Zoom
      Workzone-Café
      tir 05 okt
      11:00-12:00 | Campus Emdrup (A302) og Zoom
      Workzone-café

      FOR TAP

      Hvorfor og hvad skal jeg journalisere?


      Roller og ansvar

      Alle AU´s ansatte er omfattet af journaliseringspligt, og som medarbejder skal du derfor journalisere alle dokumenter, breve, ind- og udgående mails, notater, mødereferater, telefonnotater osv., der vedrører AU´s interne virke såvel som eksterne samarbejder.

      Lovmæssigt er AU som statslig arbejdsplads, som enhver anden offentlig myndighed, forpligtiget til at kunne dokumentere, at man arbejder og træffer afgørelser ud fra principperne om god forvaltningsskik samt at universitetets midler og opgaver forvaltes korrekt.      

      Med andre ord, er det dit ansvar at sørge for, at relevante dokumenter og korrespondance inden for dit arbejdsområde journaliseres i Workzone.

      Start sag


      Opret sag

      • Opret sag fra WorkzoneVideo
        • Titler på DPU:
          • Alle sagstitler begynder med DPU
          • Sagens indhold
          • Dato (DD-MM-ÅÅÅÅ) eller periode
          Dvs. titler opbygges således: DPU Indhold DD-MM-ÅÅÅÅ
        • Find Sagsgruppe
        • Om Standard dokumentklassifikation
        • VIGTIGT: Husk at sætte indblik (Læseadgang) på, hvis ikke alle på AU skal kunne se sagen  [link til vores indbliksnotat kommer]
        • Sagsbehandler er den ansvarlige for sagen eller opgaven
        • Planlagt afslutningsdato - kendes den ikke, så indtast den sidste dag i et år (slutdatoen kan altid ændres). Er sagen fortløbende og har ikke en slutdato, så vælg et passende interval, fx et år 
        • Projektnummer - ved eksterne projektbevillinger tilføjes dette

      Skal der tilføjes part på sagen?

      Se Arts vejledning  

      Kopier sag

      Hvis du skal oprette en sag, hvis metadata ligner metadata for en eksisterende sag (fx en sag til mødedokumenter vedrørende endnu et år i en møderække), kan du ofte med fordel kopiere den eksisterende sag (bemærk: nogle gange skal Kopier-knappen findes under Administrer-knappen).

      Der vil, når du kopierer en sag, altid blive lavet en sagshenvisning mellem de to sager. Skal den ikke være der, kan du fjerne den manuelt: Klik på sagen - Blandt fanebladene midt på siden: Vælg "Sagshenvisninger" - Marker den sagshenvisning, du vil fjerne, ved at hakke af i boksen til venstre for sagen - Klik på ikonet "Fjern" (en halvlang cirkel med en streg igennem).

      Hvis der fra den gamle sag er blevet kopieret parter, som ikke skal være der, kan du fjerne dem på samme vis, bare under fanebladet "Parter".

      Journaliser dokumenter på sag


      Gem mail m.m. fra Outlook

      • Gem mail fra Outlook - Video
        • Vedhæftninger til mailen kommer med over i Workzone, med mindre du beder om andet
        • Du kan markere flere mails og journalisere dem på én gang.
      • Du kan ikke gemme hele mødeindkaldelser i Outlook; men
        • Du kan gemme filer vedhæftet til mødeindkaldelser
        • Du kan sende dagsorden etc. til mødedeltagerne i en mail og gemme mailen i Workzone (derved fremgår det, hvem der er orienteret om mødet og har modtaget mødemateriale)

      Gem dokumenter fra drev

      Hvis dine uploade dokumenter bliver væk

      Hvis du ikke kan se de dokumenter, du har uploadet, er det nærliggende, at det skyldes en af to ting:

      • Du har ikke opdateret sagen. Klik på
      •  
      • Du stod ikke inde i sagen, da du uploade dokumentet:
        • Sandsynligvis ligger dokumentet i din skrivebordssag (Under "Åbne sager" - "Skrivebord - AUxxxxxx").
        • Alternativt kan du være kommet til at gemme dokumentet på en helt 3. sag. Hvis du har uploadet dokumentet, bør det ligge under "Dags dato". Dobbeltklik på dokumentet og se, hvilken "Sag". der refereres til i metadata.
        Hvis du ikke har arkiveret dokumentet, kan du selv flytte det: Åbn dokumentet - Find ikonet med et stykke papir og en pil til højre - Vælg "Flyt til sag". Hvis du allerede har arkiveret dokumentet: Kontakt din superbruger.

      Gem notat

      Der er to måder, hvorpå du kan oprette og gemme et notat i Workzone:

      Arkiver dokumenter, så snart de foreligger i færdig form

      Når du arkiverer dokumenter, får de et aktnummer (hvorfor det også benævnes at "aktere" dokumenter). Det er en fordel at arkivere dokumenter løbende eller i datoorden, så de får fortløbende aktnumre.

      Godkendte filformater

      Med henblik på at dokumenter/filer kan bevares for eftertiden, er kun følgende filtyper tilladt i Workzone: 

      • Word (doc, docm, docx, dot, dotm, dotx)
      • Excel (xls, xlsb, xlsm, xlsx, xla, xlam, xlc, xlf, xlm, xlx, xlt, xltm, xltx, xlw)
      • Power point (ppam, ppd, ppm, pps, ppsm, ppsx, ppt, pptm, pptx)
      • RTF
      • PDF
      • TXT
      • TIFF
      • JPG
      • JPEG
      • PNG
      • MP3
      • MP4

      Følgende filtyper er ikke tilladte i Workzone:

      • Krypterede filer
      • Passwordbeskyttede filer
      • Zippede filer
      • Databasefiler f.eks. Access eller MCProject
      • .exe filer

      Hvis du har behøv for at gemme dokumenter, hvor filtypen er en anden, skal du konvertere dem til en af ovennævnte filtyper, før du gemmer dem i Workzone.

      Del en sag med en kollega

      Tips, tricks og troubleshooting

      Find og skab overblik over dine sager


      Lav en favoritliste

      De sager, som du på et givet tidspunkt bruger mest, kan du markere som favoritter. Det kan du gøre på en af følgende måder:

      • Åbn sagen - Gå op i værktøjslinjen og klik på stjernen ("Bogmærke") - Vælg "Føj til favoritter"
      • Åbn dine "Åbne sager" - Find den sag, du ønsker at gøre til en favorit - Dobbeltklik på stjernen til venstre for sagen - Når du dobbeltklikker på stjernen, bliver den gul.

      At du har gjort en række sager til favoritter, indebærer, at du har let adgang til dem i forskellige sammenhænge:

      • I en oversigt over sager, fx "Åbne sager" kan du let genkende dem på den gule stjerne
      • I WorkZone - i venstre kolonne - Scroll ned og klik på "Sager" - Klik på "Favoritliste"
      • I Outlook, Word, Excel eller PowerPoint kan du, når du har klikket "Gem element"/"Vælg sag" - Klikke "Søg efter sag" - Under "Søg i" vælge "Favoritsager" - Klikke "Søg" - Du vil derefter få vist en søgning med dine favoritsager og kan hurtigt vælge den sag, du vil gemme i.
      • Hvis du i Stifinder har lagt \\workzone.uni.au.dk@ssl\explorer under "Hurtig adgang": Du kan klikke på mappen "Explorer" - Blandt de andre mapper ude til højre vil ligge en mappe kaldet "Favoritsager"

      Saml beslægtede sager

      Du kan lave henvisninger mellem tæt beslægtede sager (fx sager indeholdende mødemateriale fra forskellige år af den samme møderække), så du hurtigt kan bevæge dig mellem dem, hvis du fx har behov for at fremfinde materiale fra flere af mapperne:

      • Åbn en af de sager, du gerne vil lave henvisninger mellem
      • Blandt fanebladene midt på siden: Vælg "Sagshenvisninger"
      • Længst ude til venstre: Klik på "Tilføj" (ikonet med en lænke)
      • Fremsøg den ønskede sag (du kan fx indtaste et ord fra sagens titel eller sagsnummer)
      • Dobbeltklik på den ønskede sag, så den ryger fra den venstre boks over i den højre
      • Klik "Gem"
      • Hvis du i en enkelt søgning har fremsøgt flere sager, som der alle skal henvises til fra sagen, kan du sætte hak ud for de relevante sager, klikke på pil til højre og gemme alle henvisninger til sagerne på en gang
      • Hvis alle sager skal have henvisninger til alle de øvrige sager, skal du gennemgå den beskrevne procedure for hver enkelt sag.

      Søg i WorkZone og lav oversigter

      Søgning efter sager og dokumenter kræver et par tips for at virke.

      • TIP 1
        Når du søger efter en sag, så brug ikke fritekstfeltet. Brug i stedet titelfeltet.
      • TIP 2
        Brug som minimum søgeoperatorerne "hat og briller": cirkumfleks ^ (der skelnes ikke mellem små og store bogstaver) og asterisk * (angiver, at der kan komme noget før og/eller efter søgeordet, afhængigt af hvor man sætter asterisken) - se søgeoperatorer
      • TIP 3
        Jo mere præcis, du kan være i din søgning, jo større chance for succes fx ved at udfylde flere af sagens felter.
      • TIP 4
        Når du søger efter et dokument, kan du godt benytte fritekstfeltet. Her gælder samme søgetips som beskrevet for sager.

      Opret/tilpas dashboard

      • Opret nyt/tilpas dashboard - Video . Du kan fx vælge at lægge en af de lister over sager, som du har lavet i din søgning, på det eksisterende dashboard eller, hvis her ikke er plads, oprette et nyt dashboard, hvorpå du kan lægge vigtige lister. På den måde har du dem lige ved hånden og skal ikke ned og finde og åbne dem under "Gemte lister ...".

      Luk (og genåbn) sag

      Når en sag er afsluttet, eller - hvis der er tale om en fortløbende sag som fx møderækker i et beslutningsforum - når den af dig angivne sagsperiode er udløbet, og du har gemt alle relevante dokumenter på sagen, skal du afslutte sagen:

      Support til TAP


      Kontakt DPU's superbrugere for hjælp til

      Oprettelse og administration af sager, fx

      • Oprettelse af sager,
      • Indblik og kontakter/parter
      • Hvad du skal og ikke skal gemme i Workzone
      • Brugergrænseflade


      Anmodning om uddannelse, fx:

      • Introduktionskurser
      • Brush-up kurser
      • Workshops med fokus på udvalgte funktionaliteter i Workzone (fx søgning, lister).


      De tekniske sider af Workzone, fx:

      • Oprettelse som bruger af Workzone
      • Tekniske problemer med Workzone

      Hvem er DPU's superbrugere?

      Charlotte Wilsbech Andersen
      Iben Nørgaard

      Kontakt din lokale helpdesk ang. øvrige tekniske aspekter

      • Installation af Office 2016
      • Problemer i forbindelse med installation af totrins-VPN-bekræftelse eller Workzone
      • Generelle tekniske problemer


      Nyttig viden for VIP og TAP

      Lovgivning, sikkerhed & registreringspraksis

      Se video om AU's retningslinjer for journalisering (11 min.) 
      View with English subtitles

      Find flere vejledninger

      Du kan finde et stort antal vejledninger - både instruktioner og videotutorials på HR-IT's hjemmeside fx:

      FAQ | Quickguide | Del en sag eller dokumenter

      Kontaktpersoner