Alle AU´s ansatte er omfattet af journaliseringspligt, og som medarbejder skal du derfor journalisere alle dokumenter, breve, ind- og udgående mails, notater, mødereferater, telefonnotater osv., der vedrører AU´s interne virke såvel som eksterne samarbejder.

Lovmæssigt er AU som statslig arbejdsplads, som enhver anden offentlig myndighed, forpligtiget til at kunne dokumentere, at man arbejder og træffer afgørelser ud fra principperne om god forvaltningsskik samt at universitetets midler og opgaver forvaltes korrekt.      

Med andre ord, er det dit ansvar at sørge for, at relevante dokumenter og korrespondance inden for dit arbejdsområde journaliseres i Workzone.

• Principper
• Sager og dokumenter, som TAP skal journalisere
• Opgave- og sagsgruppeoversigt  

• Opret sag fra Workzone - Video
  • Titler på DPU:
    • Alle sagstitler begynder med DPU
    • Sagens indhold
    • Dato (DD-MM-ÅÅÅÅ) eller periode
    Dvs. titler opbygges således: DPU Indhold DD-MM-ÅÅÅÅ
  • Find Sagsgruppe
    • Opgave- og sagsgruppeoversigt
    • Journalplan, jf.  Opret sag i Workzone kan du i Workzone se en klart kategoriseret emneopdelt journalplan dér, hvor du vælger sagsgruppe til din sag
  • Om Standard dokumentklassifikation
  • VIGTIGT: Husk at sætte indblik (Læseadgang) på, hvis ikke alle på AU skal kunne se sagen  [link til vores indbliksnotat kommer]
  • Sagsbehandler er den ansvarlige for sagen eller opgaven
  • Planlagt afslutningsdato - kendes den ikke, så indtast den sidste dag i et år (slutdatoen kan altid ændres). Er sagen fortløbende og har ikke en slutdato, så vælg et passende interval, fx et år 
  • Projektnummer - ved eksterne projektbevillinger tilføjes dette

Se Arts vejledning  

Hvis du skal oprette en sag, hvis metadata ligner metadata for en eksisterende sag (fx en sag til mødedokumenter vedrørende endnu et år i en møderække), kan du ofte med fordel kopiere den eksisterende sag (bemærk: nogle gange skal Kopier-knappen findes under Administrer-knappen).

Der vil, når du kopierer en sag, altid blive lavet en sagshenvisning mellem de to sager. Skal den ikke være der, kan du fjerne den manuelt: Klik på sagen - Blandt fanebladene midt på siden: Vælg "Sagshenvisninger" - Marker den sagshenvisning, du vil fjerne, ved at hakke af i boksen til venstre for sagen - Klik på ikonet "Fjern" (en halvlang cirkel med en streg igennem).

Hvis der fra den gamle sag er blevet kopieret parter, som ikke skal være der, kan du fjerne dem på samme vis, bare under fanebladet "Parter".

• Gem mail fra Outlook - Video
  • Vedhæftninger til mailen kommer med over i Workzone, med mindre du beder om andet
  • Du kan markere flere mails og journalisere dem på én gang.
• Du kan ikke gemme hele mødeindkaldelser i Outlook; men
  • Du kan gemme filer vedhæftet til mødeindkaldelser
  • Du kan sende dagsorden etc. til mødedeltagerne i en mail og gemme mailen i Workzone (derved fremgår det, hvem der er orienteret om mødet og har modtaget mødemateriale)

• Importer dokument til WorkZone 
• Journaliser flere dokumenter ad gangen via Stifinder – Alternativ vejledning (hvis den første ikke virker) 
• Læg oversigter over sager i Stifinder . Med en sådan oversigt, vil du kunne trække sager fra fx mapper på O-drevet over i WorkZone uden at skulle åbne WorkZone

Hvis du ikke kan se de dokumenter, du har uploadet, er det nærliggende, at det skyldes en af to ting:

• Du har ikke opdateret sagen. Klik på
•  
• Du stod ikke inde i sagen, da du uploade dokumentet:
  • Sandsynligvis ligger dokumentet i din skrivebordssag (Under "Åbne sager" - "Skrivebord - AUxxxxxx").
  • Alternativt kan du være kommet til at gemme dokumentet på en helt 3. sag. Hvis du har uploadet dokumentet, bør det ligge under "Dags dato". Dobbeltklik på dokumentet og se, hvilken "Sag". der refereres til i metadata.
  Hvis du ikke har arkiveret dokumentet, kan du selv flytte det: Åbn dokumentet - Find ikonet med et stykke papir og en pil til højre - Vælg "Flyt til sag". Hvis du allerede har arkiveret dokumentet: Kontakt din superbruger.

Der er to måder, hvorpå du kan oprette og gemme et notat i Workzone:

• Skriv og gem notatet i Workzones notatfunktion
• Skriv notatet i en mail, som du sender til dig selv og derefter gemmer i Workzone

Når du arkiverer dokumenter, får de et aktnummer (hvorfor det også benævnes at "aktere" dokumenter). Det er en fordel at arkivere dokumenter løbende eller i datoorden, så de får fortløbende aktnumre.

Med henblik på at dokumenter/filer kan bevares for eftertiden, er kun følgende filtyper tilladt i Workzone: 

• Word (doc, docm, docx, dot, dotm, dotx)
• Excel (xls, xlsb, xlsm, xlsx, xla, xlam, xlc, xlf, xlm, xlx, xlt, xltm, xltx, xlw)
• Power point (ppam, ppd, ppm, pps, ppsm, ppsx, ppt, pptm, pptx)
• RTF
• PDF
• TXT
• TIFF
• JPG
• JPEG
• PNG
• MP3
• MP4

Følgende filtyper er ikke tilladte i Workzone:

• Krypterede filer
• Passwordbeskyttede filer
• Zippede filer
• Databasefiler f.eks. Access eller MCProject
• .exe filer

Hvis du har behøv for at gemme dokumenter, hvor filtypen er en anden, skal du konvertere dem til en af ovennævnte filtyper, før du gemmer dem i Workzone.

De sager, som du på et givet tidspunkt bruger mest, kan du markere som favoritter. Det kan du gøre på en af følgende måder:

• Åbn sagen - Gå op i værktøjslinjen og klik på stjernen ("Bogmærke") - Vælg "Føj til favoritter"
• Åbn dine "Åbne sager" - Find den sag, du ønsker at gøre til en favorit - Dobbeltklik på stjernen til venstre for sagen - Når du dobbeltklikker på stjernen, bliver den gul.

At du har gjort en række sager til favoritter, indebærer, at du har let adgang til dem i forskellige sammenhænge:

• I en oversigt over sager, fx "Åbne sager" kan du let genkende dem på den gule stjerne
• I WorkZone - i venstre kolonne - Scroll ned og klik på "Sager" - Klik på "Favoritliste"
• I Outlook, Word, Excel eller PowerPoint kan du, når du har klikket "Gem element"/"Vælg sag" - Klikke "Søg efter sag" - Under "Søg i" vælge "Favoritsager" - Klikke "Søg" - Du vil derefter få vist en søgning med dine favoritsager og kan hurtigt vælge den sag, du vil gemme i.
• Hvis du i Stifinder har lagt \\workzone.uni.au.dk@ssl\explorer under "Hurtig adgang": Du kan klikke på mappen "Explorer" - Blandt de andre mapper ude til højre vil ligge en mappe kaldet "Favoritsager"

Du kan lave henvisninger mellem tæt beslægtede sager (fx sager indeholdende mødemateriale fra forskellige år af den samme møderække), så du hurtigt kan bevæge dig mellem dem, hvis du fx har behov for at fremfinde materiale fra flere af mapperne:

• Åbn en af de sager, du gerne vil lave henvisninger mellem
• Blandt fanebladene midt på siden: Vælg "Sagshenvisninger"
• Længst ude til venstre: Klik på "Tilføj" (ikonet med en lænke)
• Fremsøg den ønskede sag (du kan fx indtaste et ord fra sagens titel eller sagsnummer)
• Dobbeltklik på den ønskede sag, så den ryger fra den venstre boks over i den højre
• Klik "Gem"
• Hvis du i en enkelt søgning har fremsøgt flere sager, som der alle skal henvises til fra sagen, kan du sætte hak ud for de relevante sager, klikke på pil til højre og gemme alle henvisninger til sagerne på en gang
• Hvis alle sager skal have henvisninger til alle de øvrige sager, skal du gennemgå den beskrevne procedure for hver enkelt sag.

Søgning efter sager og dokumenter kræver et par tips for at virke.

• TIP 1
  Når du søger efter en sag, så brug ikke fritekstfeltet. Brug i stedet titelfeltet.

• TIP 2
  Brug som minimum søgeoperatorerne "hat og briller": cirkumfleks ^ (der skelnes ikke mellem små og store bogstaver) og asterisk * (angiver, at der kan komme noget før og/eller efter søgeordet, afhængigt af hvor man sætter asterisken) - se søgeoperatorer

• TIP 3
  Jo mere præcis, du kan være i din søgning, jo større chance for succes fx ved at udfylde flere af sagens felter.

• TIP 4
  Når du søger efter et dokument, kan du godt benytte fritekstfeltet. Her gælder samme søgetips som beskrevet for sager.

• Søg efter en sag og gem søgningen (lav en liste) - Video 

• Opret nyt/tilpas dashboard - Video . Du kan fx vælge at lægge en af de lister over sager, som du har lavet i din søgning, på det eksisterende dashboard eller, hvis her ikke er plads, oprette et nyt dashboard, hvorpå du kan lægge vigtige lister. På den måde har du dem lige ved hånden og skal ikke ned og finde og åbne dem under "Gemte lister ...".