Workzone for VIP på DPU

Ifølge Offentlighedsloven, der er regulerende for forskningen, skal vi journalisere dokumenter mv., der er undergivet administrativ sagsbehandling. Administrativ sagsbehandling kan forstås som administrationen af forskningsaktiviteter, dvs. ikke selve forskningen, men de processer og beslutninger, der sætter rammerne for forskningsaktiviteter. Det, der ikke er administrativ sagsbehandling, kaldes faktisk forvaltning. Faktisk forvaltning er AUs kerneopgaver/driftsopgaver fx undervisning, forskning og vejledning, og faktisk forvaltning skal ikke journaliseres.

Ifølge Offentlighedsloven skal et dokument modtaget eller afsendt af forvaltningsmyndigheden journaliseres snarest muligt efter dokumentets modtagelse eller afsendelse.

Ifølge Offentlighedsloven har vi også notatpligt. Det betyder, at mundtlige oplysninger (fx i en telefonsamtale), som vurderes væsentlige for sagens beslutningsgrundlag eller sagsbehandling, skal noteres på sagen.

Ifølge Forvaltningsloven, der er regulerende for afgørelsessager, skal vi journalisere dét, der ligger til grund for afgørelser (før, under og efter). På AU er Forvaltningsloven primært relevant ift. opgaver, der ligger i Fællesadministrationen (personale- og studentersager, ph.d.-bedømmelser og lignende).

Læs mere om gældende lovgivning

Når vi journaliserer, samler vi alt det for en sag relevante materiale ét sted. Man kan derfor også journalisere dokumenter, man ikke ønsker at miste, selv om de ikke er lovpligtige at journalisere. Når vi journaliserer, kan vi let dokumentere vores handlinger, baggrunde og afgørelser. Derfor kan det også være vigtigt at journalisere kontroversiel korrespondance, som man vurderer, kan udvikle sig til en sag.

Når vi har journaliseret elektronisk med sigende navngivning af sager og dokumenter, er dokumenterne lette at genfinde. Det er bl.a. relevant ved aktindsigtssager.

Vær opmærksom på at udefrakommende ved anmodning om aktindsigt kan få adgang til at læse vores mails. Vi skal derfor tænke over, hvordan vi formulerer os i mails. Private beskeder bør sendes, så de ikke får tilknytning til sager i Workzone.

Så hvad er de overordnede principper for, hvad vi skal journalisere?

• Journaliseringen skal vedrøre virket på AU. ”Private” aftaler/opgaver journaliseres ikke. Spørg evt. ”Bruger jeg AU-tid, eller refunderes evt. udgifter af AU” eller ”Er virket hægtet op på en ekspertstatus tæt forbundet med min ansættelse ved AU (fx ekspertvidne ved retssag)?”.
• Overordnet set er det forvaltningsmæssige og administrative dokumenter, inkl. dokumenter vedr. rammerne for det faglige, der skal journaliseres. Selve det faglige indhold/den almindelige faglige virksomhed (forskning, undervisning og vejledning) journaliseres i udgangspunktet ikke.
• Henvendelser, som vurderes at kunne udmunde i en sag, fx aktindsigt, journaliseres altid.
• Dokumenter vi ikke vil miste, så længe vi overholder GDPR-regler
• Der er ikke krav om, at du journaliserer dokumenter, som journaliseres andre steder på AU. Det gælder bl.a. formelle aftaler vedrørende forskningsprojekter. Dokumenter, som du gerne vil have let adgang til, kan det dog stadig være en god idé at journalisere i Workzone.

Sag	Hvad skal journaliseres
Forskningsansøgninger til fonde, legater, priser	Relevant og væsentlig administrativ korrespondance med bevillingsgiver og eksterne partnere. Evt. selve ansøgningen, indstilling, og afgørelsen. (frivilligt)
Forskningsprojekter med ekstern finansiering	Relevant og væsentlig administrativ korrespondance med bevillingsgiver, faglig afrapportering, og godkendelse af ændringer fra bevillingsgiver Evt. bevillingsskrivelse, ansøgning, budgetter/budgetændringer, økonomiske afrapporteringer. (frivilligt) For yderligere oplysninger: Se Forskningsprojekter - Hvad skal jeg journalisere?
Dataaftaler	Relevant og væsentlig administrativ korrespondance med eksterne parter.  Evt. databehandleraftaler, videregivelseserklæringer etc. (frivilligt)
Samarbejdsaftaler (med eksterne parter)	Relevant og væsentlig administrativ korrespondance med eksterne parter. Evt. aftaler, kontrakter (udkast og endelig version). (frivilligt)
Konferencer organiseret af AU	Aftaler med oplægsholdere, budgetter, program, afrapportering, godkendelse til hhv. optagelse af videoer og af publicering heraf på AU's hjemmeside.
Besøg af eksterne parter	Program, aftale om besøg, relevant korrespondance i forbindelse med besøg.
Kontrakter om indkøb eller lån af udstyr	Relevant og væsentlig administrativ korrespondance. Evt. kontrakt. (frivilligt)
Deltagelse i formelle nationale og internationale råd, udvalg og netværk	Indstillinger samt relevant og administrativ korrespondance om rolle.  Evt. dagsordener, bilag, referater. (frivilligt)
Henvendelser fra myndigheder	Relevante og væsentlige indgående mails, besvarelse af henvendelser - kan oprettes som samlesag et år ad gangen. For yderligere oplysninger: Se Eksterne henvendelser VIP - Hvad skal jeg gemme?
Henvendelser fra virksomheder, organisationer og privatpersoner	Relevante og væsentlige indgående mails, besvarelse af henvendelser - kan oprettes som en eller flere samlesag(er) for et år ad gangen. Fx en for journalister, en for kolleger og en for privatpersoner.  For yderligere oplysninger: Se Eksterne henvendelser VIP - Hvad skal jeg gemme?

---

På Arts er det besluttet, at VIP ikke skal lære at bruge selve journaliseringssystemet Workzone. I stedet bruger VIP en ”light”-løsning, hvor TAP hjælper med oprettelse af sager (svarende til mapper) til journalisering af dokumenter vedr. en given sag/projekt, mens VIP journaliserer mails på sagerne via en Workzone-integration i Outlook.

Workzone-teamet på DPU sørger automatisk for oprettelse af:

• Sager på baggrund af bevillinger (bevilling uden krav, donation eller gavebrev undtaget). Sagerne oprettes fremadrettet på besked fra DPUs Forskningsstøtte om nye bevillinger.
• En sag pr. person til eksterne henvendelser 2024 til professorer, lektorer, adjunkter og postdocs (for ph.d.-studerende dog kun ved anmodning til workzonesupport@edu.au.dk, da mængden af eksterne henvendelser varierer meget for ph.d.-studerende).

VIP´s journaliseringsopgave med Workzone light er som følger:

1. Kend og opfyld dit journaliseringsansvar (jf. afsnittene Hvorfor skal jeg journalisere? og Hvad skal jeg journalisere?)
2. Identificer sager til oprettelse
3. Kontakt Workzone-teamet via workzonesupport@edu.au.dk for at få sagsformularen og returner den (gælder ikke sager, som oprettes automatisk af Workzone-teamet jf. ovenstående). Du kan også kontakte Workzone-teamet per mail, hvis du har behov for vejledning. Workzone-teamet opretter sagen i Workzone og giver VIP besked, når sagen er oprettet. Workzone-teamet opretter sagen i Workzone og giver VIP besked, når sagen er oprettet
4. VIP journaliserer via en Workzone-integration i Outlook. Hvis du er ph.d.-studerende og ikke ansat på AU, gælder dog særlige procedurer. Hvis du er tilknyttet AU og har AU-computer og AU-mail, er du stadig forpligtet til at journalisere. Desværre kan ikke-ansatte ikke oprettes i Workzone. Du skal derfor kontakte Workzone-teamet på workzonesupport@edu.au.dk med henblik på hjælp til at journalisere dine mails. 
5. Afslut sagen: Giv Workzone-teamet besked (workzonesupport@edu.au.dk), når sagen er afsluttet og kan lukkes.

Workzone er også integreret med Word, Excel og PowerPoint. Det er således muligt at journalisere dokumenter, som er lavet i disse programmer, direkte i Workzone.

• Kontakt via workzonesupport@edu.au.dk for at få sagsformularen og returner den eller kontakt Workzone-teamet på mail, hvis du har behov for vejledning
• Workzone-teamet sender dig en mail, når sagen er oprettet.

• Journaliser mail fra Outlook - Video . 
  • Inden du klikker "Gem", skal du klikke af, så alle afsender- og modtageroplysninger på mailen kommer med over i Workzone  
  • Vedhæftninger til mailen kommer med over i Workzone, medmindre du beder om andet
  • Du kan markere flere mails og journalisere dem på én gang
• Journaliser Outlook-aftale/-møde, inkl. vedhæftede dokumenter (se også Journaliser mail fra Outlook)
  • Møder/aftaler gemmes fra kalenderen i Outlook. Marker mødet/aftalen med cursoren (du skal ikke åbne aftalen/mødet)
  • "Gem element" findes på fanebladet "Mødeforekomst"
  • Husk at klikke af, så evt. afsender- og modtageroplysninger kommer med over i Workzone
• På samme måde som beskrevet ovenfor for mails, kan du gemme dokumenter fra Word, Excel og PowerPoint i Workzone.
• Hvis du har behov for at gemme andre dokumenter end ovenstående i Workzone, kan du kontakte DPU´s Workzone-team (workzonesupport@edu.au.dk ).

• Hvis du er Mac-bruger og ikke har Microsoft 365, skal du kontakte Workzoneteamet på workzonesupport@edu.au.dk 
• Hvis du er Mac- (eller PC-) bruger og har Microsoft 365, kan du journalisere mail og mødeindkaldelser fra Outlook som beskrevet i følgende vejledning 
  • Hvis du ikke kan se Workzoneikonet , kan det være, fordi du skal klikke på en lodret pil ude øverst til højre på det relevante faneblad ("Hjem"/"Meddelelse"/"Møde")
  • Angående mødeindkaldelser:
    • De kan kun gemmes fra ind-/udbakke og ikke fra kalenderen
    • Tid og sted kommer ikke med over i Workzone 
  • I Workzone-vinduet i Outlook er der et faneblad, der hedder "Parter", med afsender-modtageroplysninger for mailen/mødeindkaldelsen. Disse oplysninger skal være klikket af, så de kommer med over i Workzone 
• På samme måde som beskrevet ovenfor for mails, kan Mac- og PC-brugere med Microsoft 365 journalisere dokumenter fra Word, Excel og PowerPoint
• Hvis du har behov for at gemme andre dokumenter end ovenstående i Workzone, kan du kontakte DPU´s Workzone-team på workzonesupport@edu.au.dk 

• Hvis du er tilknyttet AU og har AU-computer og AU-mail, er du forpligtet til at journalisere. Desværre kan ikke-ansatte ikke oprettes i Workzone. Du skal derfor kontakte Workzone-teamet på workzonesupport@edu.au.dk med henblik på hjælp til at journalisere dine mails og evt. andre dokumenter, som skal journaliseres.

Giv DPU´s Workzone-team besked, hvis du har ændringer til din sag, fx:

• Hvis der er yderligere kolleger fra AU, der skal have adgang til sagen.
• Hvis kolleger skal tages af sagen.
• Hvis der kommer nye eksterne parter til.
• Hvis du stopper som sagsansvarlig, fx hvis du forlader AU eller stopper som sagsansvarlig pga. nye interne opgaver. 

• Giv Workzone-teamet besked, når en sag er afsluttet.

• I Outlook - ude i venstre kolonne - mappen "Sager og dokumenter"
• Via Stifinder (her findes også søgefunktion).

• Hvis du er Mac- (eller PC-) bruger og har Microsoft 365, kan du se dine dokumenter ved at åbne en ny mail i Outlook og klikke på det grønne Workzone ikon

• Hvis du som ikke-ansat ph.d.-studerende med tilknytning til AU, har gemt/fået gemt mails eller andre dokumenter i Workzone, og har behov for at se dine sager/dokumenter, skal du kontakte DPU´s Workzone-team på workzonesupport@edu.au.dk.

• Installation af Microsoft 365
• Problemer i forbindelse med installation af to-trins VPN-bekræftelse
• Generelle tekniske problemer

Kontakt Arts IT-support