Din AAG opretter og lukker sager i Workzone. Du skal blot udfylde nedenstående formular. Når sagen er oprettet modtager du en mail, og du kan gemme mails og vedhæftede dokumenter på sagen.
Under introduktionsforløbet 'Workzone light på DPU' blev en række journaliseringsopgaver taget på værkstedet efter kommentarer fra jer forskere.
Det har resulteret i bedre klarhed over journaliserings-snitflader med andre afdelinger på AU, og dermed større klarhed over hvilke dokumenttyper du ikke behøver journalisere.
Oversigten over de reducerede journaliseringsopgaver finder du i PPT'en og under Hvad skal jeg journalisere?
Download PPT'en 'Workzone light på DPU' og få overblik over de forskellige journaliserings-snitflader på AU, sagstyper, mm.
Sag | Hvad skal journaliseres |
---|---|
Ansøgninger til fonde, legater, priser | Relevant og væsentlig administrativ korrespondance med bevillingsgiver og eksterne partnere. |
Forskningsprojekter med ekstern finansiering | Relevant og væsentlig administrativ korrespondance med bevillingsgiver, faglig afrapportering, og godkendelse af ændringer fra bevillingsgiver |
Dataaftaler | Relevant og væsentlig administrativ korrespondance med eksterne parter. |
Samarbejdsaftaler | Relevant og væsentlig administrativ korrespondance med eksterne parter. |
Konferencer organiseret af AU | Aftaler med oplægsholdere, budget, program, afrapportering, godkendelse til video/oplæg på AU's hjemmeside. |
Besøg af eksterne parter | Program, aftale om besøg, relevant korrespondance i forbindelse med besøg. |
Kontrakter om indkøb eller lån af udstyr | Relevant og væsentlig administrativ korrespondance. |
Deltagelse og medlemskab i formelle råd, udvalg og netværk | Indstilling, samt relevant og administrativ korrespondance om rolle. |
Henvendelser fra myndigheder | Relevante og væsentlige indgående mails, besvarelse af henvendelser - som samlesag et år af gangen |
Henvendelser fra virksomheder, organisationer og privatpersoner | Relevante og væsentlige indgående mails, besvarelse af henvendelser - som samlesag et år af gangen |
Giv din AAG besked, hvis du har ændringer til din sag, fx:
De enkelte sager oprettes, så kun følgende kan se og journalisere på dem:
Som endnu en sikkerhedsforanstaltning bliver al færden i Workzone registreret i en log. Selv om en person har adgang til en sag, må vedkommende kun slå op i og arbejde med de oplysninger, der er relevante i forhold til varetagelsen af vedkommendes arbejdsopgaver.
Kontakt DPU´s superbrugere på:
For at kunne arbejde i Workzone:
Workzone-mapperne i Outlook ser således ud:
Du kan vælge at arbejde inde i WorkZone og få adgang til at et væld af funktionaliteter, inkl.:
Alle AU´s ansatte er omfattet af journaliseringspligt, og som medarbejder skal du derfor journalisere alle dokumenter, breve, ind- og udgående mails, notater, mødereferater, telefonnotater osv., der vedrører AU´s interne virke såvel som eksterne samarbejder.
Lovmæssigt er AU som statslig arbejdsplads, som enhver anden offentlig myndighed, forpligtiget til at kunne dokumentere, at man arbejder og træffer afgørelser ud fra principperne om god forvaltningsskik samt at universitetets midler og opgaver forvaltes korrekt.
Med andre ord, er det dit ansvar at sørge for, at relevante dokumenter og korrespondance inden for dit arbejdsområde journaliseres i Workzone.
Hvis du skal oprette en sag, hvis metadata ligner metadata for en eksisterende sag (fx en sag til mødedokumenter vedrørende endnu et år i en møderække), kan du ofte med fordel kopiere den eksisterende sag (bemærk: nogle gange skal Kopier-knappen findes under Administrer-knappen).
Der vil, når du kopierer en sag, altid blive lavet en sagshenvisning mellem de to sager. Skal den ikke være der, kan du fjerne den manuelt: Klik på sagen - Blandt fanebladene midt på siden: Vælg "Sagshenvisninger" - Marker den sagshenvisning, du vil fjerne, ved at hakke af i boksen til venstre for sagen - Klik på ikonet "Fjern" (en halvlang cirkel med en streg igennem).
Hvis der fra den gamle sag er blevet kopieret parter, som ikke skal være der, kan du fjerne dem på samme vis, bare under fanebladet "Parter".
Hvis du ikke kan se de dokumenter, du har uploadet, er det nærliggende, at det skyldes en af to ting:
Der er to måder, hvorpå du kan oprette og gemme et notat i Workzone:
Når du arkiverer dokumenter, får de et aktnummer (hvorfor det også benævnes at "aktere" dokumenter). Det er en fordel at arkivere dokumenter løbende eller i datoorden, så de får fortløbende aktnumre.
Med henblik på at dokumenter/filer kan bevares for eftertiden, er kun følgende filtyper tilladt i Workzone:
Følgende filtyper er ikke tilladte i Workzone:
Hvis du har behøv for at gemme dokumenter, hvor filtypen er en anden, skal du konvertere dem til en af ovennævnte filtyper, før du gemmer dem i Workzone.
De sager, som du på et givet tidspunkt bruger mest, kan du markere som favoritter. Det kan du gøre på en af følgende måder:
At du har gjort en række sager til favoritter, indebærer, at du har let adgang til dem i forskellige sammenhænge:
Du kan lave henvisninger mellem tæt beslægtede sager (fx sager indeholdende mødemateriale fra forskellige år af den samme møderække), så du hurtigt kan bevæge dig mellem dem, hvis du fx har behov for at fremfinde materiale fra flere af mapperne:
Søgning efter sager og dokumenter kræver et par tips for at virke.
Når en sag er afsluttet, eller - hvis der er tale om en fortløbende sag som fx møderækker i et beslutningsforum - når den af dig angivne sagsperiode er udløbet, og du har gemt alle relevante dokumenter på sagen, skal du afslutte sagen:
Oprettelse og administration af sager, fx
Anmodning om uddannelse, fx:
De tekniske sider af Workzone, fx:
Se video om AU's retningslinjer for journalisering (11 min.)
View with English subtitles
Du kan finde et stort antal vejledninger - både instruktioner og videotutorials på HR-IT's hjemmeside fx: