Workzone for VIP på DPU

Ifølge Offentlighedsloven, der er regulerende for forskningen, skal vi journalisere dokumenter mv., der er undergivet administrativ sagsbehandling. Administrativ sagsbehandling kan forstås som administrationen af forskningsaktiviteter, dvs. ikke selve forskningen, men de processer og beslutninger, der sætter rammerne for forskningsaktiviteter. Det, der ikke er administrativ sagsbehandling, kaldes faktisk forvaltning. Faktisk forvaltning er AUs kerneopgaver/driftsopgaver fx undervisning, forskning og vejledning, og faktisk forvaltning skal ikke journaliseres.

Ifølge Offentlighedsloven skal et dokument modtaget eller afsendt af forvaltningsmyndigheden journaliseres snarest muligt efter dokumentets modtagelse eller afsendelse.

Ifølge Offentlighedsloven har vi også notatpligt. Det betyder, at mundtlige oplysninger (fx i en telefonsamtale), som vurderes væsentlige for sagens beslutningsgrundlag eller sagsbehandling, skal noteres på sagen.

Ifølge Forvaltningsloven, der er regulerende for afgørelsessager, skal vi journalisere dét, der ligger til grund for afgørelser (før, under og efter). På AU er Forvaltningsloven primært relevant ift. opgaver, der ligger i Fællesadministrationen (personale- og studentersager, ph.d.-bedømmelser og lignende).

Læs mere om gældende lovgivning

Når vi journaliserer, samler vi alt det for en sag relevante materiale ét sted. Man kan derfor også journalisere dokumenter, man ikke ønsker at miste, selv om de ikke er lovpligtige at journalisere. Når vi journaliserer, kan vi let dokumentere vores handlinger, baggrunde og afgørelser. Derfor kan det også være vigtigt at journalisere kontroversiel korrespondance, som man vurderer, kan udvikle sig til en sag.

Når vi har journaliseret elektronisk med sigende navngivning af sager og dokumenter, er dokumenterne lette at genfinde. Det er bl.a. relevant ved aktindsigtssager.

Vær opmærksom på at udefrakommende ved anmodning om aktindsigt kan få adgang til at læse vores mails. Vi skal derfor tænke over, hvordan vi formulerer os i mails. Private beskeder bør sendes, så de ikke får tilknytning til sager i Workzone.

VIP’er skal journalisere deres forskningsadministration.

• Endeligt mødemateriale ifm. administration af projekter (dagsorden, bilag, referater, PowerPoints)
• Løbenr., og indmeldt registrering af databehandling ved Fortegnelsen i mailform
• Samtykkeerklæringer og oplysningssedler
• Endelige aftaler om indsamling af empiri (med skoler og øvrige eksterne deltagere)
• Faglig afrapportering til bevillingsgiver efter endt bevilling
• Konferencer/seminarer o.l. (aftaler med oplægsholdere, evt. afrapportering til bevillingsgiver)
• Indkøb/lån af udstyr: korrespondance, markedsundersøgelse, udbud og kontrakter
• Reviews, som ikke kører via tidsskriftsforlags formelle reviewsystemer
• Korrespondance med bevillingsgiver, der ikke går via DPU’s forskningsstøtte eller projektcontroller. Fx bevillingsgivers kommentering undervejs eller på slutresultatet og lign. Dialog med samarbejdspartnere inkl. advisory boards og lign. Vær opmærksom på notatpligt af samtaler.

Det er frivilligt at journalisere følgende, som journaliseres andetsteds på AU:

• Selve forskningsansøgningen og indstillingen samt afgørelsen (hvis afgørelsen sendes til DPUs Forskningsstøtte)
• Bevillingsskrivelse, budget, økonomisk afrapportering samt budgetændringer
• Databehandleraftaler og videregivelseserklæringer (journaliseres af DPU Forskningsstøtte)
• Samarbejdsaftaler med eksterne parter fx forlag (aftaler og kontrakter i udkast og endelig version)

VIP skal journalisere ekstern korrespondance, som ikke allerede er dækket af notat om journalisering af forskningsadministration. Hvis henvendelsen er mundtlig, gemmes notat heraf. 

Hvem: Du skal journalisere henvendelser fra:

• Myndigheder  
• Virksomheder
• Organisationer
• Privatpersoner (inkl. studerende)
• Pressen

Hvad: Overordnede principper for journalisering

• Journaliseringen skal vedrøre arbejdet på AU. Spørg evt.:
  • Bruger jeg AU-tid, eller refunderes evt. udgifter af AU?
  • Er arbejdet hægtet op på en ekspertstatus tæt forbundet med min ansættelse ved AU?
• Henvendelser, som vurderes at kunne udmunde i en sag, fx aktindsigt, journaliseres altid

Eksempler på henvendelser, der skal journaliseres af VIP:

• Aftaler med journalister inkl. evt. godkendelse af interview/citater
• Aftale eller afslag om optræden som ekspertvidne til retssag el.lign.
• Aftale eller afslag vedr. deltagelse (som AU-repræsentant) i bestyrelser, råd, styregrupper, advisory boards, foreninger, netværk mm. (herunder mødemateriale)
• Aftale om at fungere som ekstern ph.d.-vejleder/ph.d.-bedømmer
• Aftale vedr. censorvirksomhed, hvis VIP bruger AU-tid eller aflønning afregnes med AU
• Henvendelser eller afslag, hvis VIP vurderer, det kan udmunde i en sag
• Personlige invitationer af faglig karakter

Så hvad er de overordnede principper for, hvad vi skal journalisere?

• Journaliseringen skal vedrøre virket på AU. ”Private” aftaler/opgaver journaliseres ikke. Spørg evt. ”Bruger jeg AU-tid, eller refunderes evt. udgifter af AU” eller ”Er virket hægtet op på en ekspertstatus tæt forbundet med min ansættelse ved AU (fx ekspertvidne ved retssag)?”.
• Overordnet set er det forvaltningsmæssige og administrative dokumenter, inkl. dokumenter vedr. rammerne for det faglige, der skal journaliseres. Selve det faglige indhold/den almindelige faglige virksomhed (forskning, undervisning og vejledning) journaliseres i udgangspunktet ikke.
• Henvendelser, som vurderes at kunne udmunde i en sag, fx aktindsigt, journaliseres altid.
• Dokumenter vi ikke vil miste, så længe vi overholder GDPR-regler
• Der er ikke krav om, at du journaliserer dokumenter, som journaliseres andre steder på AU. Det gælder bl.a. formelle aftaler vedrørende forskningsprojekter. Dokumenter, som du gerne vil have let adgang til, kan det dog stadig være en god idé at journalisere i Workzone.

På DPU er Workzone-teamet klar til at hjælpe VIP med oprettelse af sager (svarende til mapper) til journalisering af dokumenter vedr. en given sag/projekt, mens VIP selv journaliserer mails på sagerne via en Workzone-integration i Outlook.

Workzone-teamet på DPU sørger automatisk for oprettelse af:

• Sager på baggrund af bevillinger. Sagerne oprettes på besked fra DPUs Forskningsstøtte.

VIP´s journaliseringsopgave med Workzone er som følger:

1. Kend og opfyld dit journaliseringsansvar (ved at sætte dig ind i dette materiale)
2. Identificer sager til oprettelse
3. Skriv til Workzone-teamet (workzonesupport@edu.au.dk) for oprettelse af sager (gælder ikke sager, som oprettes automatisk jf. ovenstående)
4. Workzone-teamet opretter sagen i Workzone og giver VIP besked, når sagen er oprettet
5. VIP journaliserer via Workzone-integrationen i Outlook
6. Afslut sagen: giv Workzone-teamet besked (workzonesupport@edu.au.dk), når sagen er afsluttet og kan lukkes.

Workzone er også integreret med Word, Excel og PowerPoint. Det er således muligt at journalisere dokumenter, lavet i disse programmer, direkte i Workzone.

• Kontakt Workzone-teamet via workzonesupport@edu.au.dk for at få en sagsformular til udfyldning og returnering, eller hvis du har behov for vejledning
• Workzone-teamet sender dig en mail, når sagen er oprettet.

• Journaliser mail fra Outlook
  • Inden du klikker "Gem", skal du klikke af, så alle afsender- og modtageroplysninger på mailen kommer med over i Workzone 
  • Vedhæftninger til mailen kommer med over i Workzone, medmindre du beder om andet
  • Du kan markere flere mails og journalisere dem på én gang
• Journaliser Outlook-aftale/-møde, inkl. vedhæftede dokumenter (se også Journaliser mail fra Outlook)
  • Møder/aftaler gemmes fra kalenderen i Outlook. Marker mødet/aftalen med cursoren (du skal ikke åbne aftalen/mødet)
  • "Gem element" findes på fanebladet "Mødeforekomst"
  • Husk at klikke af, så evt. afsender- og modtageroplysninger kommer med over i Workzone
• På samme måde som beskrevet ovenfor for mails, kan du gemme dokumenter fra Word, Excel og PowerPoint i Workzone.
• Hvis du har behov for at gemme andre dokumenter end ovenstående i Workzone, kan du kontakte DPU´s Workzone-team (workzonesupport@edu.au.dk ).

• Hvis du er Mac-bruger og ikke har Microsoft 365, skal du kontakte Workzoneteamet på workzonesupport@edu.au.dk
• Hvis du er Mac- (eller PC-) bruger og har Microsoft 365, kan du journalisere mail og mødeindkaldelser fra Outlook som beskrevet i følgende vejledning
  • Hvis du ikke kan se Workzoneikonet , kan det være, fordi du skal klikke på en lodret pil ude øverst til højre på det relevante faneblad ("Hjem"/"Meddelelse"/"Møde")
  • Angående mødeindkaldelser:
    • De kan kun gemmes fra ind-/udbakke og ikke fra kalenderen
    • Tid og sted kommer ikke med over i Workzone
  • I Workzone-vinduet i Outlook er der et faneblad, der hedder "Parter", med afsender-modtageroplysninger for mailen/mødeindkaldelsen. Disse oplysninger skal være klikket af, så de kommer med over i Workzone
• På samme måde som beskrevet ovenfor for mails, kan Mac- og PC-brugere med Microsoft 365 journalisere dokumenter fra Word, Excel og PowerPoint
• Hvis du har behov for at gemme andre dokumenter end ovenstående i Workzone, kan du kontakte DPU´s Workzone-team på workzonesupport@edu.au.dk 

• Hvis du er tilknyttet AU og har AU-computer og AU-mail, er du forpligtet til at journalisere. Desværre kan ikke-ansatte ikke oprettes i Workzone. Du skal derfor kontakte Workzone-teamet på workzonesupport@edu.au.dk med henblik på hjælp til at journalisere dine mails og evt. andre dokumenter, som skal journaliseres.

Giv DPU´s Workzone-team besked, hvis du har ændringer til din sag, fx:

• Hvis der er yderligere kolleger fra AU, der skal have adgang til sagen.
• Hvis kolleger skal tages af sagen.
• Hvis der kommer nye eksterne parter til.
• Hvis du stopper som sagsansvarlig, fx hvis du forlader AU eller stopper som sagsansvarlig pga. nye interne opgaver. 

• Giv Workzone-teamet besked, når en sag er afsluttet.

• I Outlook - ude i venstre kolonne - mappen "Sager og dokumenter"
• Via Stifinder (her findes også søgefunktion).

• Hvis du er Mac- (eller PC-) bruger og har Microsoft 365, kan du se dine dokumenter ved at åbne en ny mail i Outlook og klikke på det grønne Workzone ikon

• Hvis du som ikke-ansat ph.d.-studerende med tilknytning til AU, har gemt/fået gemt mails eller andre dokumenter i Workzone, og har behov for at se dine sager/dokumenter, skal du kontakte DPU´s Workzone-team på workzonesupport@edu.au.dk.

• Oprettelse som bruger i Workzone
• Hvad du skal og ikke skal gemme i Workzone
• Oprettelse af og ændring til sager, herunder hvem der kan se dine sager samt kontakter og parter
• Tekniske problemer med Workzone

Kontakt DPU´s Workzone-team på Workzonesupport@edu.au.dk 

• Installation af Microsoft 365
• Problemer i forbindelse med installation af to-trins VPN-bekræftelse
• Generelle tekniske problemer

Kontakt Arts IT-support