I som opfølgning på handlingsplanen for modenhedsvurderingen (GDPR- og datasikkerhed) skal Institutledelsen i januar 2020 beslutte retningslinjer for opbevaring af fysisk personhenførbar forskningsmateriale.
Kontoret skal være aflåst, når det forlades - også for en kort stund.
Nøglesystem: Nøglesystemet er sektionsopdelt, så et begrænset antal navnangivet personer har adgang til kontoret.
Al fysisk personhenførbar data skal opbevares i et aflåst skab/skuffedarium i kontoret, som kun forskeren/medarbejderen har adgang til. Hvis flere forskere/medarbejdere skal have adgang til data, skal der udpeges en dataansvarlig, som er ansvarlig for forsvarlig opbevaring af nøgle(r) og altid at føre en opdateret liste over, hvem der har adgang til data.
Projektkontor 1483-516 (Hjørnelokalet)
Lokalet skal være aflåst, når det forlades. Der er installeret kodelås på døren. Bygningsdrift har rettighed til at ændre den fircifrede kode til døren.
Al fysisk personhenførbar data opbevares i de aflåste skabe i lokalet, som kun forskeren/ medarbejderen har adgang til. Hvis flere forskere/medarbejdere skal have adgang til data, skal der udpeges en dataansvarlig, som er ansvarlig for forsvarlig opbevaring af nøgle(r) (til skabe) og altid at føre en opdateret liste over, hvem der har adgang til data.
Lokal A330 skal være aflåst, når det forlades. Der oprettes en nøgle til lokalet, som alene IEA-medarbejdere og bygningsservice har adgang til.
Al fysisk personhenførbar data opbevares i de aflåste skabe i lokalet, som kun forskeren/
medarbejderen har adgang til. Hvis flere forskere/medarbejdere skal have adgang til data, skal der udpeges en dataansvarlig, som er ansvarlig for forsvarlig opbevaring af nøgle(r) (til skabe) og altid at føre en opdateret liste over, hvem der har adgang til data.
I Emdrup
Magasinlokalerne vil altid være aflåst og følgende personkreds har adgang til lokalet: Sekretariatslederen for DPU og Driftsinspektøren for Campus. Såfremt andre skal have adgang til magasinlokalerne f.eks. håndværkere eller rengøring, skal enten sekretariatsleder eller driftsinspektør være tilstede.
Når materiale opbevares i magasin, skal det angives på kasserne; hvilket projekt det vedrører, hvilke medarbejder, som er ansvarlig for projektet og hvor længe materiale må opbevares.
Ved IEA-projekterne vil navngivne forskere og projektmedarbejdere også have adgang til lokale B001 og B002. De dataansvarlige for IEA-projekterne udpeges af projektlederen for IEA og navnene meddeles sekretariatsleder og driftsinspektør. Der udpeges en dataansvarlig for PIRLS, en dataansvarlig for TIMMS, en dataansvarlig for ICILS og en dataansvarlig for ICCS.
Materiale fra IEA-projekter opbevares i aflåste skabe, som kun IEA-medarbejderne har adgang til. De dataansvarlige på IEA-projekterne er ansvarlige for nøgler og føre liste over, hvilke medarbejdere der har adgang til data i skabene.
Da der ikke er magasinplads på DPU, Aarhus bringes materialer, som ønskes opbevaret på magasin til DPU, København. Materialerne transporteres i kufferter med kodelås. Forskeren/medarbejderen er ansvarlig for transport eller aftale med eksterne kurrer.
Når materialer skal makuleres, bestilles containere ved Bygningsdrift. Bygningsdrift sørger for levering af container til projektkontoret og efterfølgende at bortskaffe fortroligt materiale på korrekt vis.
DPU kan få andre projekter, hvor bevillingsgiver har særlige opbevaringskrav til fysisk personhenførbar data. Hvis disse retningslinjer ikke er tilstrækkelige, vil der blive udarbejdet supplerende retningslinjer.
CWD, juni 2025